歓送迎会の会場選び・幹事ガイド｜新宿・銀座の貸切会場で失敗しないコツ
- webtest301
- 5 日前
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歓送迎会の会場を選ぶなら、まず確認したいのは「主役が引き立つ貸切空間か」と「花束贈呈や映像などの演出ができるか」の2つです。費用の目安は、会場費・飲み放題込みのパックプランで1人5,000〜8,000円程度。この記事では、新宿・銀座で貸切宴会会場を運営する『宴会・懇親会のシャンクレール』が、歓送迎会の会場選びと幹事の段取りを解説します。
歓送迎会の会場選びで大事なポイントは？
いちばん大事なのは「主役を中心にした会をつくれるか」です。 歓送迎会は、送られる人・迎えられる人のための会です。普段の飲み会と同じ感覚で会場を選ぶと、主役の挨拶が騒がしくて聞こえない、といった失敗が起こります。
確認したいポイントは次の5つです。
チェック項目 | 確認するポイント |
① 貸切かどうか | 他のお客様の声に、主役の挨拶がかき消されないか |
② 演出のしやすさ | 花束贈呈・記念品・映像上映のスペースと設備があるか |
③ 収容人数 | 部署全体・複数部署合同など、人数に対応できるか |
④ アクセス | 職場からの近さ。駅からの分かりやすさ |
⑤ 料金体系 | 会場費・備品代込みか。会費の設定がしやすいか |
とくに①は重要です。ワンフロア貸切なら、乾杯も挨拶も花束贈呈も、周りに気兼ねなく進められます。主役のスピーチのときに会場全体が静かに聞き入れる。この空気は、貸切だからこそつくれます。
歓送迎会はいつ・どのくらいの規模で開く？
ピークは人事異動が集中する3〜4月と、下期が始まる9〜10月です。 この時期は会場の予約が集中します。とくに複数部署合同の50名を超える会は、対応できる会場が限られます。開催が決まったら、4〜5か月前には会場を押さえましょう。
規模の考え方はシンプルです。
部署単位（10〜30名）: 個室のほか、20名程度から貸切できる会場なら気兼ねなく開催可能
部門合同（30〜80名）: 貸切専門会場が安心
全社規模（80名以上）: 大人数対応の貸切会場がほぼ必須
東京で大人数の宴会に対応できる貸切会場は多くありません。人数が多いほど、早めの確保が結果的に幹事を助けます。
歓送迎会の幹事は何をどの順番でやればいい？
段取りは「日程→会場→案内→進行→当日」の5ステップです。 この順番を守れば、初めての幹事でも迷いません。
日程調整: 主役の予定を最優先で確定する
会場予約: 人数の概算で仮予約を入れる（シャンクレールでは1週間の仮予約が可能です）
案内・出欠確認: 会費・場所・時間を明記して案内する
進行表の作成: 挨拶の順番、花束贈呈のタイミング、締めの挨拶を決める
当日: 開始30分前に会場入りし、受付・機材・進行を最終確認する
ポイントは2の「仮予約」です。出欠が固まるのを待ってから会場を探すと、良い会場は埋まっています。先に会場を押さえ、人数は後から確定させるのが正解です。シャンクレールの本予約締切は開催日14日前の15時なので、出欠確認の期限もそこから逆算して設定できます。
進行表は、定番の型に沿えば失敗しません。
開会の挨拶（幹事または司会）
乾杯の挨拶（役職が上の方に依頼）
歓談・食事
主役の紹介と挨拶（送られる方・迎えられる方）
花束・記念品の贈呈、映像上映
締めの挨拶（乾杯とは別の方に依頼）
挨拶をお願いする方には、当日ではなく案内の段階で依頼しておきましょう。持ち時間の目安も伝えておくと、進行が読みやすくなります。
送別の演出はどうすれば喜ばれる？
定番の「花束・記念品・ひと言メッセージ」に、映像をひとつ加えるだけで会の印象は大きく変わります。 思い出の写真をまとめたスライドショーや、参加できなかったメンバーからのビデオレター。プロジェクターとスクリーンがあれば、どちらも簡単に実現できます。
演出で確認しておきたいのは次の3点です。
映像を流すスクリーンとプロジェクターが使えるか、その利用料
マイクの本数（司会用と挨拶用で最低2本が目安）
花束や記念品を置いておくバックスペースがあるか
もうひとつ大切なのが、主役への事前確認です。サプライズ演出を喜ぶ方もいれば、目立つのが苦手な方もいます。食べ物のアレルギーや、お酒を飲めるかどうかも、案内の段階でさりげなく確認しておきましょう。主役に合わせた気配りが、会全体の満足度を決めます。
シャンクレールでは、プロジェクター・マイク・音響を無料でご利用いただけます。本予約前の下見では投影テスト・音響テストもできるため、ビデオレターの再生確認まで済ませてから当日を迎えられます。
新宿・銀座で歓送迎会なら「宴会・懇親会のシャンクレール」へ
宴会・懇親会のシャンクレールは、新宿・銀座それぞれにワンフロア完全貸切の会場を持っています。 どちらも駅近で、仕事終わりに集まりやすい立地です。
項目 | 新宿〜バンケットホール〜 | 銀座 |
所在地 | 西新宿6-6-2 ヒルトン東京B1F | 銀座1-5-13 ZX銀座ビル10F |
アクセス | 西新宿駅・都庁前駅直結／JR新宿駅西口 徒歩7分 | 銀座一丁目駅 徒歩1分／銀座駅 徒歩3分 |
収容 | 着席最大120名／立食最大150名 | 着席最大80名／立食最大100名 |
特徴 | 一流ホテル内。大人数の合同歓送迎会に | 高層階の夜景。特別感のある送別会に |
貸切は20名程度の少人数から、全社規模の大人数まで対応できます。宴会プランは2時間飲み放題付きで1人5,000〜8,000円（税込）の5プラン。会場貸切費・飲食費・備品使用料・サービス料・チャージ料まで含んだ明朗会計で、会費の設定がすぐに決まります。開催前後30分ずつの準備・撤収時間も無料です。全国の会場では10年間で累計約3,000件（2016年7月〜2026年6月）の宴会・懇親会を開催してきました。新宿・銀座で歓送迎会の会場をお探しの幹事様は、お気軽にご相談ください。相談・見積もりは無料です。
まとめ｜歓送迎会は「貸切×演出×早めの仮予約」で成功する
歓送迎会の会場選びのポイントは3つです。(1) 主役の挨拶が引き立つ貸切空間か。(2) 花束贈呈や映像上映などの演出ができるか。(3) 会費が決めやすい明朗な料金体系か。3〜4月・9〜10月のピーク時期は会場が埋まりやすいため、日程が決まったらまず仮予約。この一手が、幹事の成功をほぼ決めます。
よくある質問（FAQ）
Q. 歓送迎会の会場はいつまでに予約すればいいですか？
A. 開催の4〜5か月前が目安です。人事異動が集中する3〜4月と9〜10月は予約が集中するため、日程が決まり次第の確保をおすすめします。シャンクレールでは1週間の仮予約ができ、本予約は開催日14日前の15時が締切です。
Q. 会費はいくらに設定すればいいですか？
A. 飲み放題込みで1人5,000〜8,000円程度が一般的な目安です。会場費や備品代が込みのパックプランなら、プラン単価をそのまま会費のベースにできます。主役の分を参加者で割る場合は、その分を上乗せして設定しましょう。
Q. ビデオレターやスライドショーは流せますか？
A. 流せます。シャンクレールではプロジェクター・スクリーン・音響を無料でご利用いただけます。本予約前の下見で投影テストもできるため、当日の再生トラブルを防げます。
Q. 100名規模の合同歓送迎会にも対応できますか？
A. 対応できます。シャンクレール新宿〜バンケットホール〜は立食最大150名・着席最大120名まで、シャンクレール銀座も立食最大100名まで、ワンフロア完全貸切で開催できます。大人数対応の貸切会場は数が限られるため、早めのご予約が安心です。
参考・出典
※会場情報・料金は2026年7月時点の『宴会・懇親会のシャンクレール』公式サイト掲載内容に基づきます。最新の空き状況・料金は公式サイトまたはお問い合わせにてご確認ください。
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